| Inhaltsverzeichnis | Seite 2 | Seite 3 | Seite 4 |
Seite 1: Hier können Sie die eigenen Voreinstellungen verändern, also zum Beispiel die Anzahl der zuletzt eingelesenen Dokumente, etc.
Anzahl letzter Dokumente: Hier legen Sie fest, wieviele Dokumente angezeigt werden, wenn Sie im Hauptfenster den Knopf "Letzte Dokumente" (der mit der kleinen Uhr) klicken.
endgültig archivierte Verweise zeigen: Unser Keller. In isidocs können Sie Verweise, die nicht in aktueller Bearbeitung sind, "in den Keller bringen". Im normalen Betrieb werden sie dann ausgeblendet, ist hier ein Haken gesetzt, werden auch so markierte Verweise in den Orndern angezeigt. Archiviert werden können Verweise und Mappen. Das Ankreuzfeld hierzu ist auf den Mappen, auf den Verweisen oder als Rechtsklick in der Verweisliste erst sichtbar, wenn hier der Haken gesetzt ist.
Mail versenden/Einstellungen Mailversand: Wenn Sie einzelne Verweise aus einer der Auflistungen mit Rechtsklick verschocken wollen, dann braucht isidocs die Zugangsdaten für den Mailserver. Mit diesem Knopf öffnet sich ein Eingabefeld, in dem Sie die Zugangsdaten Ihres Mailproviders eingeben können.
Speedbrowser als default: isidocs hat zwei Möglichkeiten, Verweise anzuzeigen. Grob gesprochen "einfach und schnell" (der Speedbrowser) oder "ausführlich und mächtig" (der Standardbrowser). Voreingestellt ist der Standardbrowser, der sich beim Klick auf das "Regal" - Symbol öffnet. Setzen Sie hier einen Haken, öffnet sich beim Klick aus das "Regal" - Symbol der Speedbrowser. Klicken Sie mit gedrückt gehaltenen Shift/Umschalt-Tase, wird der jeweils andere Browser geöffnet.
Kennwort setzen: Wenn Sie Ihr Kennwort für den Zugang zu isidocs ändern wollen, dann geben Sie bitte ihr neues Kennwort ein, wiederholen es im zweiten Eingabefeld und klicken Sie dann den Knopf "setzen".
Auto-Importordner einrichten: Hier können Sie eine Liste aller überwachten Eingangsordner auf Ihrem Rechner anlegen. Mit "+" legen Sie einen neuen Eintrag an, per Doppelklick öffnen Sie einen vorhandenen. Es öffnet sich ein Fenster mit den folgenden Einstellungsmöglichkeiten:
Bezeichnung: Der Name, so wie er in der Auflistung auftauchen soll.
gewählter Ordner: Über den Knopf "Wählen" können Sie einen Ordner auf Ihrem Rechner auswählen, der Pfad dahin wird im Textfeld angezeigt. Ein Klick auf das Auge öffnet den Ordner im Finder/Explorer.
Klassifikationvorlage anwenden: Auf alle Dokumente, die aus diesem Ordner eingelesen werden, wird die ausgewählte Klassifikationsvorlage angewandt. Ist keine ausgewählt, landen die Dokumente im Eingangskorb.
Doppelte Dateinamen: Ist hier ein Haken bei "erlauben" gesetzt, importiert isidocs auch dann ein Dokument, wenn es schon im Datenbestand enthalten ist. Ist der Haken nicht gesetzt, wird das Dokument in einen Ordner "doppelt" innerhalb des Importordners verschoben und nicht eingelesen.
Nach erfolgreichem Import: Wurde ein Dokument erfolgreich importiert, kann isidoc es aus dem Importordner löschen oder in einen hier benennbaren Ordner verschieben.
Notiz: Für Erklärungen.
Ankreuzfeld "aktiv": Der angelegte Ordner wird nur dann überwacht, wenn hier ein Haken gesetzt ist.
Auf dieser Seite des Einstellungsdialoges können alle Listen bearbeitet werden. Je nach Berechtigung des angemeldeten Users können einzelne Bereiche daktiviert sein. Diese Bereiche sind gruppiert, d.h. in der Gruppe "Admin" sind die drei Listen "Mandanten","Benutzer" und "Gruppen". Verweise bearbeiten und umsortieren dürfen alle User.
Bereich "Admin": "Mandanten" erlaubt die Bearbeitung der einzelnen Mandanten, wenn isidocs im Mehrmandantenmodus läuft, ist nur ein Mandant freigeschaltet, können dessen Daten bearbeitet werden. Mit den Knopf "Benutzer" können Nutzer des Systemes angelegt werden. Es gibt keine Begrenzung in der Zahl der angelegten Nutzer, es können sich im Serverbetrieb lediglich die gekaufte Anzahl der User gleichzeitig anmelden. "Gruppen" erlaubt die Zuteilung von benutzern zu Gruppen. Es gibt beliebig viele Gruppen, und ein User kann in beliebig vielen Gruppen sein. Jedem verweis kann eine Gruppe zugewiesen werden, darüber lässt sich ein sehr feinmaschiges Netz an Berechtigungen anlegen.
Bereich "Verweise/Regeln anlegen": "Klass. Vorlagen" erlaubt die Bearbeitung der Klassifizierungsvorlagen. Mit denen ist es möglich, alle Merkmale zu einem Verweis mit einem Klick zuzuweisen. Klassifizierungsvorlagen können auch automatisch abhängig vom Belegdatum die Einordnung durchführen. "Dokumentarten" ist die Möglichkeit, den Inhalt eines Ordner in Eingangsrechnungen, Verträge, Schriftverkehr, etc. einzuteilen. "Finanzkonten" dienen zur automatischen Vorkontierung von Belegen zur Übergabe an das Steuerberaterbüro, z.B. über DATEV Unternehmen online. "Briefvorlagen" erlaubt es Ihnen, für das eingebaute Schriftverkehrsmodul Vorlagen zu erstellen. Das können Briefe sein, Angebote, Rechnungen, etc. In Vorlagen können sogenannte PLatzhalter eingesetzt werden, mit denen z.B. die Adresse eines Kontaktes automatisch eingesetzt wird. "Etiketten" sind Schlagworte, die Sie hier eingeben können, die einem Verweis zugeordnet werden und nach denen gesucht werden kann.
Bereich "Ordner/Regale anlegen": Hier können Sie die angelegten Ordner und Regale bearbeiten, neue anlegen und nicht genutzte (leere) Ordner löschen.
Bereich "Alle": "Mappen" erlaubt das Anlegen und bBearbeiten von Mappen, "Mappenarten" ermöglicht die Einrichtung von Mappenarten, also z.B. "Arbeitsmappen", "Wiedervorlage" und mehr. Jeder Mappe kann so eine Mappenart zugeweisen werden, in den Mappenlisten kann danach gefiltert werden. "Textbausteine" sind kleine, oft genutzte Textschnipsel, die sie in Kommentarfeldern, Vorlagen und Dokumenten nutzen können. Das können z.B. Standardfloskeln für Angebote und Rechnungen sein oder kurze Kommentare in Notizfeldern. "Kontakt" ist die Kontakt/Kundenliste, die Sie hier bearbeiten können. "Aktenlauf" ist die Möglichkeit, einen festen Ablauf zu definieren, mit dem eine Mappe durch verschiedene Stationen zur Abnahme oder Kenntnisnahme geschickt werden kann.
Programmeinstellungen: Lizenzen, Speicherorte und mehr..
Seriennummer: Nach der Eingabe der Seriennummer können Sie mit einem Klick auf "Lizenzinformationen abrufen" die aktuellsten Informationen von unseren Servern abrufen.
Gültig bis: Das Ablaufdatum Ihrer Lizenz. Wird dieses Datum überschritten,kann isidocs noch einmal um 30 Tage kostenfrei verlängert werden. Sie können dann entweder die Lizenz verlängern oder im verbleibenden Zeitraum Ihre Daten exportieren.
Anzahl: Die Anzahl der gleichzeitig zugreifenden Benutzer (nur Client/Server). Sie können jederzeit Lizenzen bei uns nachordern.
Update bis Version: Für isidocs gibt es zwei Mitgliedsmodelle: Normale Nutzer oder Mitentwicklerlizenz. Mitentwickler haben hier eine 0 stehen, d.h. während der Laufzeit des Vertrages erhalten Sie alle Neuerungen. Ist der Vertrag in einen normalen Nutzungsvertrag umgewandelt, dann wird hier die zum Zeitpunkt der Umwandlung aktuelle Version eingetragen. Alle Fixes und Anpassungen erhalten Sie weiterhin, aber keine neuen Features mehr.
Mandantenfähigkeit: isidocs gibt es auch als Enterprise - Version, dann können Sie auf einem Server z.B. für verschiedene Firmen unter einem Dach eigene Versionen betreiben.
Neue Verweise sind "verbundene Verweise": In isidocs können Verweise auf ein Dokument in verschiedenen Ordnern und Regalen abgelegt werden. Wenn hier ein Häkchen gesetzt ist, dann werden Verweise, die in verschiedenen Ordnern liegen, aber mit dem selben Dokument verbunden sind, anders behandelt. Der einzige Unterschied ist, dass dann in den Textfeldern, in denen die Notiz zum Verweis angezeigt wird, die Notizen aller verbundener Verweise angezeigt werden. Beispiel: Es gibt eine Eingangsrechnung, die in zwei Ordnern abgelegt wird: "Buchhaltung" und "Garantie"". Ändert man bei verbundenen Verweisen den Text in den Bemerkungen zum Verweis in "Garantie"", dann wird diese Textänderung auch im Verweis im Ordner "Buchhaltung" angezeigt.
Externer Speicher: isidocs erlaubt die Auslagerung von Verweisen auf ein angeschlossenes Volumen (Externe Festplatte, NAS, etc.). Hiermit kann das gewünschte Laufwerk am Server/Rechner ausgewählt werden. Alle dann archivierten Dokumente werden auf diesem Laufwerk gespeichert.